L’onboarding è un processo molto importante in azienda e spesso sottovalutato che consente l’inserimento efficace dei nuovi dipendenti all’interno del contesto aziendale. Si tratta di una procedura, che ogni azienda deve personalizzare in base alle specifiche dell’attività e delle caratteristiche specifiche, ma che è imprescindibile per la buona riuscita del processo di selezione: ne è infatti la parte conclusiva e quella che ne determina il successo o il fallimento.

La migliore selezione e il miglior candidato nulla possono di fronte a un processo di inserimento inadeguato.

Vediamo quali sono i passaggi fondamentali e standard sulle figure operative che ogni azienda andrà a declinare in base alle proprie caratteristiche:

1. Primo giorno: la prima giornata di lavoro è di puro orientamento e serve a mettere il nuovo collaboratore “sulla posizione”.  L’aspetto più importante è che come prima cosa al nuovo collaboratore va dato un quaderno e una penna dove prendere appunti su tutto ciò che gli verrà detto quel giorno e chi lo sta affiancando/istruendo deve assicurarsi che stia prendendo appunti. Quando dico qualcosa di particolarmente importante o a cui il nuovo collaboratore deve prestare attenzione, devo dirgli di scrivere ciò che gli sto dicendo e assicurarmi che abbia compreso correttamente.
   La base da cui partire è proprio una sorta di mappa di orientamento -sarebbe meglio che fosse già tutto codificato in un manuale di onboarding- ; gli vanno spiegati cioè i punti cardinali della nuova posizione ovvero: scrivania, come funziona il telefono, se esiste uno script per rispondere al telefono, procedura di passaggio delle chiamate, come funziona la pausa pranzo, la mensa, la richiesta di permessi, la turnazione, dress code/divisa, la gestione  di ritardi e permessi.. il nome dei colleghi, la struttura gerarchica e a chi risponde, in caso di difficoltà o domande a chi deve rivolgersi e per quali esigenze specifiche, le password, i software che l’azienda utilizza, come comportarsi in caso di emergenza… ecc.
   La prima giornata parte con una verifica di ciò che ha assorbito, facendosi assistere dagli appunti che ha preso: questo consente a chi sta affiancando di verificare subito la capacità del collaboratore di sintetizzare ciò che gli viene detto, di cogliere i punti essenziali, di definire le priorità e di rendersi autonomo su aree eventualmente non toccate. Le incomprensioni notate in questa fase vanno corrette subito.
2. Sempre nel primo giorno gli va spiegato nuovamente il ruolo, non più però come è stato fatto nel colloquio, ma rispetto a ciò che ci si aspetta in termini di PRODOTTO FINALE DI VALORE del suo lavoro. Ovvero: “il ruolo è questo, ti abbiamo scelto perché abbiamo riconosciuto queste competenze e queste abilità, al momento ci aspettiamo che tu sia in grado di fare x ma entro questo arco di tempo ci aspettiamo che tu sia in grado di fare y. Per raggiungere questo risultato avrai a disposizione queste risorse, queste persone, questi strumenti. Gli step di verifica saranno con queste scadenze (una settimana, un mese, sei settimane) e con questa persona. Il primo passaggio è la settimana prossima e ci aspettiamo xyz.”
3. Fine prima settimana: alla fine della prima settimana e a seconda della seniority del collaboratore partiamo con le verifiche di base: ha rispettato gli orari, esiste un dress code (lo ha rispettato?), ha fatto assenze e perché? Secondo step: sulle attività indicate e su cui ha preso appunti si è mosso in autonomia? Se la risposta è sì allora posso passare al passaggio successivo e trasferire ulteriori elementi operativi sulle attività condividendo sempre i parametri sui quali la persona sarà valutata e le tempistiche di verifica.
4. Lo step intermedio del primo mese serve per lasciare alla persona il tempo di ambientarsi rispetto alle tempistiche proprie e di aggiustare il tiro conseguentemente da parte di chi lo affianca e lo forma. Se si notano delle sbavature rispetto al comportamento o alle aspettative vanno fatte notare cercando di capire se sono frutto di incomprensione o di mancanza di strumenti/competenze (Non sai come correggere il collaboratore? Puoi chiedere ad un nostro consulente come fare o aspettare la prossima newsletter). La maggior parte degli errori dei collaboratori nascono da cattiva comprensione, non da cattiva volontà. Quindi è responsabilità di chi lo sta gestendo comprendere come correggerlo e come metterlo nelle condizioni di non sbagliare di nuovo.
5. La sesta settimana: le sei settimane sono il tempo MINIMO NECESSARIO per poter valutare correttamente una risorsa appena inserita o un collaboratore promosso ad un nuovo ruolo. Prima di questo arco temporale qualsiasi valutazione potrebbe essere sbagliata; non vanno quindi prese decisioni drastiche prima di questo arco temporale perché potrebbero essere o valutazioni troppo positive che mi fanno allentare le tensione formativa e di supervisione prima del tempo assegnando compiti in autonomia ad una risorsa che ancora non è in grado di svolgerli -e quindi di bruciare il candidato- oppure potrebbero essere eccessivamente negative creando un preconcetto nei colleghi che lo hanno vicino facendo crollare il clima di fiducia nel quale la persona ha bisogno di muoversi per poter imparare rapidamente nuove procedure e contesti operativi e potersi permettere di sbagliare -bruciando de facto il candidato.

Il processo di onboarding è, appunto, un processo che come tale deve essere codificato, standardizzato e condiviso, declinandolo in maniera differente per i diversi ruoli che ci sono in azienda e implementato mano a mano che l’azienda cresce e si struttura.

Questo processo è così importante che fa parte del know how aziendale e richiede un’attenzione meticolosa per poter intercettare sul nascere le possibili incomprensioni e correggere, eventualmente, il processo di selezione, il processo di onboarding stesso, o le procedure di formazione e affiancamento.