Il fenomeno della legge di Parkinson deriva dall’articolo pubblicato sull’Economist nel 1955 da Cyril Northcote Parkinson. In realtà l’idea principale di questa legge sta nella prima frase del saggio: “il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento “.

La legge di Parkinson, uno dei pilastri della gestione del tempo sul posto di lavoro, indica che se abbiamo un compito da completare entro una settimana, questo verrà completato in una settimana, mentre se abbiamo due mesi, il tempo necessario per il suo svolgimento sarà di 2 mesi.

Spesso, infatti, non stimiamo concretamente quanto tempo ci serve per completare un lavoro, sulla base del falso presupposto che sia sempre necessario lavorare duramente per arrivare ad un obiettivo, invece di procedere in modo intelligente e veloce.

Un classico esempio che riduce notevolmente la produttività delle aziende sono le riunioni. Spesso i manager fissano riunioni con tempi piuttosto dilatati, più per abitudine che per una reale stima di quanto il team stesso impiegherà a completare tutti i punti in agenda. Così, una riunione di due ore verrà completata in due ore, quando la stessa agenda con una scadenza diversa, potrebbe essere completata in un’ora e venti minuti.

Siamo tutti consapevoli di quanti lavori riusciamo a completare quando abbiamo delle scadenze da rispettare e quanto poco invece facciamo a nel tempo libero, quando non abbiamo una particolare urgenza.

Questo tipo di programmazione del tempo ci danneggia, perché riusciamo a completare molti meno compiti di quanto potremmo fare con una pianificazione più attenta.

Come sfruttare la legge di Parkinson a nostro vantaggio?

1. Pianifichiamo con cura il tempo. Questo significa osservare con attenzione quanto tempo impieghiamo a completare un lavoro nel minore tempo possibile e inserire in agenda solo il tempo necessario per finire tale lavoro, eliminando il tempo “teorico” diluito.

2. Stabiliamo delle scadenze anche quando non ci sono. Una scadenza è un punto di riferimento che permette di misurare il progresso e quindi di comprendere quale tipo di ritmo dobbiamo tenere per portare a termine una determinata attività nel tempo prestabilito. Costruire un cronoprogramma permette di non allungare artificialmente il tempo di completamento di un progetto e di non ritrovarci con molti progetti o attività sovrapposte, ancora mezze completate. Applicare la legge di Parkinson non ci costringerà a “saltare” da un’attività all’altra, con un multitasking che ci ruba tempo ed energie.

3. Prestiamo massima attenzione alle attività rubatempo. Spesso ci abituiamo ad espletare piccoli compiti giornalieri con grande lentezza, distratti dal compito stesso, come ad esempio scrivere o rispondere a delle email. Ci perdiamo nella lettura di email non interessanti, di pubblicità, di messaggi che non ci interessano e i cinque minuti che impiegheremmo diventano facilmente mezz’ora.

Attenzione però, la legge di Parkinson non dovrebbe essere considerata carta bianca per fissare scadenze irragionevoli. Tutti i progetti richiedono tempo: di certo non possiamo costruire un grattacielo in un giorno o una fabbrica in una settimana. Più complesso è il progetto, più tempo impiega in genere a raggiungere un punto.

Ora non c’è altro da fare che seguire i consigli e smettere finalmente di procrastinare, facendo di più in meno tempo.