por Luca Chittaro
¿Te acuerdas de Randy Pausch, el profesor de interacción hombre-máquina enfermo de cáncer que dio una lección de despedida en su universidad en septiembre de 2007? Mucho se ha dicho acerca de la última lección en todo el mundo, pero como sucede a menudo, los medios italianos cambian rápidamente su atención a otra cosa y ya no actualizan a su público sobre las historias que quedan en la mitad. Por lo tanto, somos pocos los que sabemos que dos meses después de esa última lección, Randy Pausch aceptó la invitación de su amigo y colega de la Universidad de Virginia para volver a la silla por un par de horas. Trato de llenar el vacío.
El tema que Randy Pausch decidió hablar fue la gestión de su propio tiempo (gestión del tiempo), un tema que siempre ha tratado y ya había hablado y escrito en el pasado, pero que, como él mismo señala, se vuelve aún más importante "cuando usted sabe que sólo tiene 1-2 meses".
Esta segunda "última lección" es completamente diferente de la anterior. No hay lugar para los tonos poéticos y los momentos de emoción y los 76 minutos de lección están dominados por un sentido de urgencia en proporcionar consejos simples y prácticos. De hecho, el relator advierte desde el principio a las muchas personas que han venido a verlo que: "Esta vez seré pragmático ... Le daré algunas sugerencias sobre cómo hacer el mejor uso de su tiempo, que está terminado", donde la palabra "acabado" se utiliza en su significado científico (el tiempo que tenemos no es "infinitivo").
Para aquellos que no conocen bien el inglés o no tienen tiempo para asistir a la lección completa, proveo en la siguiente una crónica de todos los puntos principales. Como verás, muchas de las sugerencias son casi obvias y "bueno sentido". ¿Pero cuántos de nosotros realmente tenemos el "bueno sentido" para ponerlos en práctica?
La importancia del tiempo.
El tiempo es el único recurso que importa" – comienza Randy – "nos centramos mucho en gestionar nuestro dinero, pero no hacemos lo mismo con nuestro tiempo". Así que, como primer paso, "empezar a pensar en el tiempo como si fuera tu dinero y darse cuenta de que no debería ser desperdiciado". Y para entender que el tiempo es más importante reflexionar sobre el hecho de que "mientras el dinero siempre puedes recuperarte, tal vez ganar en unos pocos años lo que no puedes ganar ahora, con el tiempo no puedes hacer: en unos pocos años, no podemos recuperar el tiempo perdido ahora". Todos decimos que tenemos muchas cosas que hacer: es un problema "sistémico" y por lo tanto requiere una solución "sistémica" que los próximos puntos traten de esbozar.
La motivación.
Por todo lo que haces durante el día, tenemos que preguntarnos: "¿Por qué lo hago?" "¿Cuál es el punto? "¿Y si escojo no hacerlo?", mientras que el enfoque que generalmente seguimos no es pensarlo y decir "OK, yo sólo lo hago". Debemos tener razones claras.
Un ejemplo de motivación que funciona muy bien es encontrar el lado agradable ("fun") de las cosas. El relator destaca esto explotando la paradoja: "Cuando escucho 'Tengo un trabajo que realmente no me gusta, respondo 'bueno, deberías cambiarlo' y si dicen 'sería muy difícil hacerlo', digo 'Tienes razón, es mejor seguir haciendo un trabajo todos los días que realmente no te gusta". Otro fuerte motivador es el poder del sueño: "Si te niegas a soñar, seguro que no lo harás".
La elección de objetivos.
"Es peligroso concentrarse en hacer las cosas bien, es más importante elegir las cosas correctas y luego hacerlos correctamente". Usted tiene que parar por un momento y escribir la lista de objetivos importantes para ver si nuestras energías están en esos o están dedicadas principalmente a objetivos que no son parte de esa lista.
Planificación.
Una vez identificados los objetivos, tenemos que planificar. Cada día, semana, el semestre debe ser planeado. El hecho de que las situaciones sean fluidas no puede ser una excusa para no planificar. Siempre puedes cambiar tu plan si la situación cambia. Los objetivos grandes y complejos siempre se dividen en subobjetivos que son más simples de alcanzar individualmente y en poco tiempo. Aquí Randy cuenta de cuando acababa de graduarse ("¡era un poco ingenuo!") y había escrito como meta en su diario: "para convertirse en profesor universitario". Este objetivo debe dividirse en una larga serie de subobjetivos más simples, que se lograrán progresivamente a lo largo de los años requeridos para alcanzar el objetivo primario.
Establecimiento de prioridades.
Frente a nuestra lista de tareas, necesitas averiguar qué hay que hacer primero. Un método ampliamente utilizado es hacerse dos preguntas para cada actividad planificada: (i) "¿Es muy importante? ", (ii) "Solicitud de ser hecho pronto?". Si bien todos entienden que las actividades con la máxima prioridad son las que hemos respondido con dos síes, se comete un error frecuente al decidir cuáles son las actividades en el segundo lugar de prioridad. Para este segundo lugar, muchos asignan las actividades que han recibido un "no" (muy importante) a la primera pregunta y un "sí" (que se hará pronto) a la segunda pregunta. El segundo lugar pertenece a los muy importantes y no a corto plazo (respuesta "sí" a la primera pregunta y "no" a la segunda). Se dice incorrectamente: "No es importante, pero es a corto plazo y por lo que tengo que trabajar en él de inmediato", mientras que debemos decir, "Si no es importante, lo haré cuando termine con las cosas importantes". En este punto, el relator también volverá más tarde, instando a que se tenga en cuenta una palabra de la economía: "el costo de la oportunidad". Cuando pasamos horas haciendo algo para aprovechar una oportunidad, esas horas ya no se pueden pasar capturando otra. Es por eso que es necesario evitar que las oportunidades no importantes "sostengan nuestras vidas".
Otro error típico que se comete es retrasar las actividades a la máxima prioridad cuando no nos gusta hacerlos. Esto pierde tiempo innecesariamente. Para evitarlo, haz lo peor primero. "Si tienes que comer una rana viva, no pierdas mucho tiempo mirándola y si tienes que comer tres, empieza con la más grande."
Utilice mejor correo electrónico y teléfono, luego matar televisión.
En la segunda parte de su conferencia sobre gestión del tiempo, Randy Pausch aborda en varios puntos la relación con herramientas tecnológicas como correos electrónicos, teléfonos, computadoras y, por último, pero no menos importante, televisión. Aquí están las noticias.
El desorden como una pérdida de tiempo.
Un escritorio (virtual o físico) en desorden, con el que perdemos tiempo encontrando las cosas que necesitamos, nos dice: "Estás en mi posesión, tengo más cosas de lo que puedes manejar".
El mismo razonamiento se aplica al correo electrónico. Randy pregunta a los presentes: "¿Cuántos guardas más de 20 emails en el correo entrante?" y la mayoría de la gente levanta sus manos. Entonces pregunta: "¿Cuántos guardas más de 100 correos electrónicos en tu correo entrante?" y todavía hay muchas manos arriba. A lo que responde: "El correo entrante no es tu lista de todo! es asombroso cómo los desarrolladores del programa de correo electrónico todavía no han pensado en una función ‘orden para la importación’ en el correo electrónico. Para cada e-mail que entra, tenemos que decidir si: (1) Lo leo de inmediato, (2) lo puse en una carpeta, (3) lo puse en mi lista real de todo. De lo contrario, cada vez que abres el email estás abrumado como un escritorio en desorden total. "
En el monitor de la computadora tienes que tener mucho espacio de pantalla en el que trabajar, de lo contrario es "como tratar de usar la pequeña mesa en la que comes en el avión como si fuera un escritorio". "Es sorprendente – añade Randy – "como las empresas no consideran que el costo de comprar un monitor más grande (o un segundo monitor) sea ridículo en comparación con mejorar las condiciones de trabajo y así la productividad".
Otro hábito que desperdicia el tiempo es el "que quiere tener en cuenta las cosas", en lugar de ello tiene que utilizar un sistema externo (no importa si papel o software) donde hemos escrito lo que tenemos que hacer el jueves a las 14:00. Por supuesto, puedes vivir sin este sistema, pero terminas usando mucha actividad cerebral para recordar esas cosas y por qué hacerlo si el papel o la computadora pueden hacerlo por nosotros?
Otra cosa que necesita orden es la organización del día. Necesitamos averiguar cómo pasamos el tiempo, monitoreando la cantidad que gastamos en diferentes actividades durante el día, y averiguar si estamos gastando demasiado en actividades no importantes. En pocos años, esperamos que haya software que nos supervise automáticamente y nos proporcione estadísticas, pero por ahora tenemos que hacerlo nosotros mismos.
Las interrupciones.
Después de un descanso, nos lleva tiempo recuperar la cabeza de lo que estábamos haciendo. Cinco interrupciones queman una hora entera y necesitamos reducir tanto la frecuencia como la duración de las interrupciones. Por ejemplo, la mayoría de la gente deja que el equipo suene cuando llega el correo electrónico. El correo electrónico es una tecnología que nació para reducir las interrupciones (contra el teléfono) y la hemos transformado en algo que produce interrupciones. Tienes que apagar el sonido que el e-mail hace de otra manera sentarse como perros Pavlov esperando el "ding".
Puede ser útil planear una "conferencia falsa" o una "reunión falsa" periódica donde vas durante 2 horas en una habitación donde eres inalcanzable y, sin ser molestado, estás solo estudiando.
El uso del teléfono.
El teléfono puede causar una pérdida considerable de tiempo. En primer lugar, es bueno conseguir un teléfono con una voz-over para no tener que esperar y bajo estrés delante de los mensajes grabados que por un lado nos dicen lo importante que nuestra llamada es para ellos y por otro lado en una manera "cognitivamente disonante" nos mantienen allí esperando decenas de minutos. En cambio, trate la música como si fuera una música de fondo en nuestra habitación, mientras hacía algo más gracias a la voz, no espere con el teléfono en su oído para que alguien responda.
Otra situación típica es la de las personas que nos mantienen al teléfono durante horas. Debemos estar preparados para informar que tenemos algo urgente que hacer ahora y que estamos obligados a cerrar. Si entonces tomamos el peor caso, es decir, las personas que llaman a hacer el telemarketing y nunca queremos escuchar de nuevo, es mejor tener las cosas listas para decir de una manera amable pero eso cierra inmediatamente la conversación. Una cosa que Randy dice en ese caso es: "No tengo tiempo ahora pero si me dejas tu número te llamaré esta noche a la hora de cenar".
No procrastina.
La razón por la que procrastinamos no es porque somos perezosos. Racionalicemos nuestra procrastinación. En cambio, necesitamos darnos cuenta de que hacer cosas en el último momento es más caro. La demora de las actividades hasta el último momento de la fecha límite es nuestra verdadera fuente de estrés y cada leve hipo del último momento hará que la situación sea crítica (la misma hipo no sería desastrosa si estábamos lejos de la fecha límite). Si te comportas así con los plazos, será mejor que empieces a fijar los plazos falsos (precediendo los reales) y luego finjas que son verdad.
Entonces, cuando te das cuenta de que a menudo procrastinas en un tipo de actividad, identifique lo que no nos hace entusiastas. Por lo general hay razones psicológicas detrás de esto (como tener miedo de algo, como llamar a la gente para pedirles).
Reuniones.
Una reunión no debe durar demasiado (la duración ideal no es más de una hora), pero las personas que participan no deben tener teléfonos o correos electrónicos en: no hay reuniones con personas que sólo están allí "en la mitad". Debe haber una agenda precisa, y al final de la reunión se deben resumir las conclusiones y quién hace para cuándo.
La gestión de un grupo.
Algunos tienden a querer hacer todo por sí mismos, querer estar en control de todo, incluso si están a cargo de un grupo. En ese contexto, debemos en cambio dar cosas específicas para hacer autónomamente a otros con plazos y recompensas específicos. Dar metas, no procedimientos. La comunicación debe ser clara y quizás repetida por correo electrónico para evitar malentendidos.
Gadgets tecnológicos.
En esto, Randy dice que a menudo recibe la pregunta: "¿que los gadgets aumentarán mi productividad?". A lo que suele responder provocativamente: "Las computadoras son más rápidas, pero tardan más en hacer cosas". Lo que él quiere decir es: "usar la tecnología sólo si realmente lo ves te hace más eficiente". La tecnología debe mejorar su vida (NdR: Y esto no es por casualidad uno de los principios de una correcta interacción humana-máquina).
Correo electrónico y vacaciones.
No estás de vacaciones si estás leyendo el email: "Puedo quedarme en mi casa todo el fin de semana sin leer el email y es unas vacaciones. Pero si voy a Hawaii y tengo mora, no estoy de vacaciones".
Matar la televisión.
Al final de la lección, Randy adopta un lenguaje un poco más agresivo para el último consejo: "Here's my most important advice: kill your television! El americano promedio mira 28 horas de televisión a la semana — casi tres cuartas partes de un trabajo de tiempo completo. Si realmente quieres recuperar un poco de tiempo para tu vida, vale, realmente no necesitas matarla, solo jala y ponla en un armario con una manta en ella."
(extraído del Sol 24Ore.com)
